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对如何做好审计团结协作的几点看法
作者:王杰  来源:县审计局  阅读:12214 次  日期:2007-8-27
 

 

  审计组的团队协作精神是保证审计项目质量的重要因素,具有团队协作精神的审计组能有效调动审计人员的积极性。在审计项目的实施过程中,有团队协作精神的审计组能为审计人员创造一个和谐的工作氛围,能促进审计人员之间形成以相互尊重为基础的相互依赖,形成有效的分工合作,实现审计组内人力资源的优化配置。

  团队协作精神是指团队中具有一个可以提高团队人员积极性的良好氛围,团队人员间能相互信任、彼此和谐的工作,最终促使任务高效率的完成。营造审计组的团队协作精神,在审计组内培养一个可以激励审计人员出色完成任务的良好氛围,清除挫伤审计人员积极性的阻力因素。而审计组长正是团队协作的中心,审计组长不但对审计工作负责,而且要对廉政建设负责,审计组长是被审计单位认识审计组的窗口,其言行在一定程度上代表着审计机关的形象。

  如何做好审计组成员协作,审计组长起着举足轻重的作用,我认为做好审计工作时应注意以下问题。

  一、明确审计组的领导关系与职责分工

  明确审计组的领导关系及其分工,可以优化审计组内部人力资源的配置,防止由多头领导和重复性工作带来的管理摩擦和效率损失。

  第一,明确审计组负责人的责任。审计组的负责人是审计组长,他的主要责任是管理审计组。审计组长进行管理时,实行全权负责制。

  第二,明确审计组内审计人员的分工。合理的审计组框架下的审计人员分工,由审计组长独立确定审计人员的工作,审计人员听从审计组长的调派;审计人员与审计任务之间应当做到不重不漏,避免重复劳动,提高工作效率,同时也防止不同审计人员负责同一审计事项影响审计组的协作精神。

  二、选择合适的审计组长及审计人员

  在审计组框架确定以后,审计组团队协作精神的培养应该注意选择合适的审计组长及审计人员。

  第一,审计组长。实施审计项目前,应该确定合适的审计组长。审计组长的主要责任之一就是管理审计组,促使有效率的审计组的形成,给审计人员创造和谐的工作氛围。一个优秀的审计组长能够成为审计组的灵魂,可以极大的提高审计组的战斗力。

  审计组长应该具备这样的素质:

  热情。出色的审计组长应该是具有工作热情,事事能先行一步的人。其热忱可以感染组内的其他审计人员。与热忱相辅的是积极的态度,一种“能做、敢做”的工作情绪。没有一个人比审计组长在团队表现中有更大的影响力。

  沟通。合适的审计组负责人必须具备良好的沟通技巧与倾听能力。缺乏这一特质的负责人通常不能从不同的角度看待问题,这样可能造成与组内审计人员、被审计单位人员及审计管理层等涉及审计项目的关系人发生摩擦,不利于良好工作关系的开展。从而在审计组内形成一种不安的氛围,影响审计组的团队协作。一是明确目的。明确目的性是做好审计沟通的基本前提。沟通需要进行的准备工作不仅包括了解被审计单位业务环境,财务状况,还包括了解沟通对象的人格特征和行为模式等方面。对此,审计人员首先需要明确沟通目的,在审计计划和现场工作阶段,收集证据是主要的,建立关系应作为收集证据的一个辅助性子目标。审计人员不可能事无巨细都要沟通询问,沟通时要有针对性,注意快捷准确,以点带面,缩短沟通时间,以便及时投入正常工作。二是巧妙提问。审计沟通除了要围绕审计目标,精列要点,做到深浅适度外,还要讲究提问的巧妙。仔细考虑提问措辞很重要,审计人员要首先认识此次审计的特点,明确审计的重点。同一问题,提问方法不同,其效果亦不一样,要避免指责性或领导性口吻;采用开放性的问题,引出受访者的谈话;探询性的问题使受访者明白我们做了准备工作,并且乐于倾听;同时需要注意,只有充分了解被审计单位业务的细节,才能有效提问。因此,在审计中提高询问的质量,讲究问话技巧很重要。三是注意语言。成功的沟通,语言行为传递的信息要占50%,不仅要注意说话的内容,还要注意语速、语调和身体语言。作为审计人员,要尽量避免表现惊奇或疑问。要通过身体语言表明真诚,表现出是提供帮助而不是进行责备,将会容易得到沟通合作。沟通语言要有启发性,这不仅可以影响被审计者的思维,也可以使审计工作收到意想不到的效果。审计组有时会遇到被审计者拒绝提供相关资料的情况,审计组长此时向对方反复讲明政策和法规规定,分析违纪违规行为产生的后果以及应承担的责任,攻克对方的心理防线,激打被审计对象的思维,使其明白不提供相关资料和说明事实真相,将被追究其责任,使对方放弃侥幸心理,承认事实,接受处理。这种启发激打性语言,有时可以收到奇效。沟通是审计工作的重要组成部分,贯穿于审计的整个过程。 “工欲善其事,必先利其器”,提高沟通的技巧将对审计工作大有帮助,既可得到所需信息,又能获得审计对象的尊重,使审计工作比较圆满。

  战略意识。审计组长的战略意识是影响审计组团队协作精神发展的重要因素。战略意识体现着一个人的思想理论水平和工作能力,而且也在很大程度上决定着其观察分析问题的角度、对新生事物感知的敏感程度以及思考解决问题的广度深度。具备这一特质的审计组长能有效的管理组内的审计人员,营造适合审计人员工作的和谐氛围。

  精通审计业务。精通业务的审计组长能有效的指导审计人员开展工作,并能及时解决审计人员由于审计事项所引发的争论。这有利于审计人员之间的合作,便于形成基于相互尊重基础上的相互依赖。同时,精通业务的审计组长可以对审计人员的出色表现作出准确地评价,这能有效的提高审计人员的积极性。

  第二,审计人员。审计人员是影响审计组团队协作精神的基本因素,合适的审计人员在实施审计项目过程中能和谐的工作,彼此间能相互信任、相互尊重并相互依赖。挑选合适的审计人员,在充分考虑其审计专业知识和技能的时候,应当重点考虑审计人员的经验、胜任能力和性格。

经验。经验也是影响审计人员工作表现的因素之一,挑选合适的审计人员时,我们都希望选择那些最有经验的审计人员。因为对待同一工作,经验丰富的审计人员间很少出现分歧,大家总是能轻易的形成默契,这就有利于审计组内和谐工作气氛的培养,能充分调动审计人员的积极性。

  持续的胜任能力。持续的胜任能力是指审计人员根据审计工作的发展要求,通过不断学习审计项目所必须的知识、技能和经验,创新审计工作的能力。对审计人员持续的胜任能力要求,有利于清除审计人员对同一审计事项具体操作的分歧,提升审计组内人员间的团队信任,提高审计组内人员的分工合作效率,推动审计组团队协作精神的和谐发展。

  性格。有些审计人员拥有精湛的技术和丰富的经验,但是不具备审计工作所需要的性格。举例说,一个审计人员性格内向、不善与人交流,而审计工作要求审计人员必须经常性的交换意见,在这种情况下,该名审计人员由于性格内向,就可能不能满足工作的需要,从而导致审计组内形成沟通上的障碍,影响团队协作精神的发展。

  三、清除审计组的沟通障碍

  沟通就是信息的交流。没有良好的信息交流,就会对审计项目的实施和人际关系的改善形成制约作用。沟通不力是影响审计组难以形成团队协作精神的主要原因之一,种种障碍存在于沟通之中,有团队协作精神的审计组应该明白如何去克服这些困难。

  第一,一个容易普遍出现的沟通障碍就是授权和角色定义不清晰。例如,审计人员不清楚在什么情况下该向谁汇报,当对同一项工作作了不同的安排时,审计人员表现的无所适从。有时审计人员之间不清楚谁究竟该负什么责任,要么出现重复劳动,要么站在一边不知道下一步究竟该做什么。这就导致审计组内部的管理混乱,对审计人员之间的分工合作与信息交流造成极大的负面影响。

  第二,缺少会议都会造成审计组沟通的障碍。审计组很少召开会议,或者审计组经常开会而会议的目标不明确,或者会议成了审计人员争论问题的聚焦地,所有的问题都在会议上提出而不能得到有效的解决。这些都会造成审计组沟通上的障碍,从而降低审计人员工作的积极性,影响团队工作氛围的和谐。正确的做法是要依靠会议来改善沟通,适宜的会议会增进沟通,能有效的调动审计人员的积极性。为了确保会议的效率,要在必要的时候召开会议。例如,在完成了一个重要阶段或者审计项目有了重要突破点的时候召开,并且每个会议都要有明确的议事日程。

  四、建立合理的激励机制

  建立合理的激励机制有利于充分调动审计人员的积极性,有利于审计人员形成基于相互尊重基础上的相互依赖,有利于促进审计人员之间的分工合作,形成良好和谐的工作氛围。具有团队协作精神的审计组应该能充分的调动审计人员的积极性。

  第一,使用合适的激励方法。调动审计人员的积极性应该把重点放到积极激励而不是消极刺激上,消极刺激虽然能在短期内提高审计人员的积极性,但长期就会带来负面效应。

  第二,鼓励个性化审计人员的发挥。允许审计人员在适当的范围内发挥他们特有的、区别于其他审计人员的能力,这样能有效的调动有特质审计人员的积极性。

第三,有效授权。适当地给审计人员承担更大责任的机会,他们会对分派的工作更加努力,并更加积极的与审计组内的其他审计人员进行交流。

                                  




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